Jak prowadzić dokumentację płacową pracowników?

Jednym z podstawowych obowiązków, jakie nałożone są na każdego pracodawcę, jest prowadzenie oraz przechowywanie całej dokumentacji związanej z zatrudnieniem, oraz przebiegiem pracy osób zatrudnionych. Wynika on z przepisów Kodeksu pracy. Sporządzanie dokumentów płacowych wymaga odpowiedniej wiedzy związanej między innymi z czasem ich archiwizowania.

Dokumentacja płacowa – podstawowe wymogi prawne

Prowadzenie dokumentacji płacowej jest obowiązkiem pracodawcy jasno ujętym przez odpowiednie rozporządzenie. Dotyczy ono formalności związanych z osobami zatrudnionymi w konkretnym przedsiębiorstwie. Na mocy przepisów prawnych każdy właściciel firmy jest zobligowany do gromadzenia dokumentacji płacowej – indywidualnie dla wszystkich pracowników. Ustawa nie określa, jakie dokładnie dane powinny być zawarte w potwierdzeniach. Jednak ich układ może zostać oparty na podstawie rozliczeń pracodawcy wobec ZUSu oraz urzędów skarbowych. Listy płac powinny w tym przypadku zawierać kilka elementów stałych, do których zaliczyć można:

• nazwę pracodawcy,
• numer strony,
• miesiąc, którego dotyczy lista,
• datę sporządzenia,
• podpis osoby sporządzającej.

Jakie informacji powinny znaleźć się na listach płac?

W celu prawidłowego stworzenia listy płac konieczne jest ustalenie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą wynagrodzenia brutto przysługującego za wykonywaną pracę. Składa się na nie kilka istotnych elementów – płaca zasadnicza, wszelkiego rodzaju premie oraz dodatki, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, ekwiwalent za czas urlopu, jak również wynagrodzenie wynikające z przebywania na zwolnieniu chorobowym. Następnie konieczne jest ustalenie dokładnego wymiaru składek z tytułu ubezpieczenia społecznego. Mając wszystkie niezbędne informacje, możliwe jest ustalenie dokładnego przychodu ogółem.

Specjalista z Biura Rachunkowo-Księgowego PLUS zauważa: Pracodawca ma obowiązek do założenia oraz systematycznego i starannego prowadzenia karty wypłacanego przez niego wynagrodzenia za stosunek pracy wraz z innymi, dodatkowymi świadczeniami, jakie przysługują pracownikowi. Dokumentacja ta powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego z pracowników, dzięki czemu możliwe jest szybkie sprawdzenie, czy dana jednostka otrzymuje wszelkie przysługującą mu płacę.

Sposób przechowywania oraz archiwizacja dokumentacji płacowej pracowników

Zgodnie z zapisami Kodeksu prawa pracodawca ma obowiązek przechowywania informacji dotyczących zatrudnienia pracowników – w tym również dokumentacji płacowej – w taki sposób, aby była ona zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, czy wglądem osób do tego nieupoważnionych. Może realizować go przy pomocy biur księgowych. Jednocześnie każda jednostka zatrudniona ma możliwość wglądu w swoje dane i może poprosić o wydanie zaświadczeń dotyczących płacy z określonego przedziału.